Como adequar a empresa à implantação de software de gestão

Ao implantar um novo software de gestão corporativa, a empresa e os desenvolvedores devem estar alicerçados em uma metodologia e um planejamento concretos, a fim de garantir eficácia nos resultados e retorno no investimento. Antes de iniciar o projeto, é fundamental que se estabeleçam objetivos e resultados claros, bem como prazos e recursos disponíveis, considerando as possibilidades e limitações do ambiente.

Quando um novo software passa a fazer parte da rotina de uma empresa, processos antigos são atualizados e abrem espaço para grandes mudanças na cultura organizacional. O novo sistema impactará todo o trabalho da equipe e exigirá disponibilidade de tempo e esforços de adaptação. Por tal motivo, uma implantação bem-feita é crucial para garantir o sucesso da aplicação, viabilizando tirar o máximo proveito e gerar os resultados esperados. Já, se mal conduzida, ela pode influenciar a corporação de maneira altamente negativa. Por isso, é importante seguir alguns critérios antes, durante e depois a implementação do programa:

  • Escolha do software e desenvolvedor: investir um tempo para conhecer o fornecedor, metodologias e soluções já realizadas é de suma importância para que se estabeleçam parâmetros de escolha que transcendam o custo.
  • Mapeamento das necessidades: antes de iniciar a implantação, é indispensável realizar um diagnóstico detalhado das funcionalidades cruciais para o bom andamento do projeto e como elas refletem nos processos da empresa. É de suma importância que as necessidades da organização estejam em pauta antes do início da estratégia de implantação, uma vez que um mapeamento inadequado ou inexistente pode acarretar em problemas e aumento do custo do projeto.
  • Cronograma: A organização das atividades e da intensidade do trabalho é importante para que se garanta o máximo de qualidade dentro do prazo estipulado. Estando o cliente a par do planejamento, ele poderá mover esforços para preparar sua equipe interna a ajudar no que estiver ao alcance.
  • Alinhamento de expectativas: É preciso considerar as expectativas do cliente e deixá-lo ciente de todo o processo de implantação, testes e treinamentos, bem como atrasos e incompatibilidades que possam surgir. Dessa forma, evitam-se desgastes e surpresas desagradáveis.
  • Capacitação: Ao final do processo, todos os colaboradores devem estar aptos a utilizar o software. Por tal motivo, mesmo que isso resulte no aumento do investimento, é crucial que sejam contratadas horas suficientes de treinamento.
  • Colaboração: Além do know-how dos fornecedores, o engajamento dos gestores de todas as áreas do contratante é fundamental para que o projeto seja bem sucedido.
  • Documentação: A criação de documentos com instruções de uso é indicada para que o conhecimento sobre a ferramenta elimine vícios adquiridos com o tempo e seja compartilhado com equipes futuras, evitando retrabalho.
  • Monitoramento: É importante acompanhar o uso do software pelos colaboradores, para que se identifiquem aplicabilidades inúteis e possíveis brechas que demandem a criação de novas funções.
Com o projeto em fase conclusiva de desenvolvimento, iniciam-se os testes de funcionamento e treinamentos para com o grupo usufrutuário. O ideal é que o processo seja realizado de forma presencial e com profissionais aptos a multiplicar o conhecimento entre suas equipes, pois esse momento é crucial para o aprendizado e o esclarecimento de dúvidas. É imprescindível, para o sucesso do software, que todo o time desempenhe seu papel de forma centrada e coordenada, uma vez que a mudança gera um conflito no ambiente.

A partir da finalização do treinamento, é preciso realizar a migração do sistema antigo de gestão e para o novo. É importante, também, que a equipe de desenvolvimento esteja disponível para quaisquer solicitações durante o período de adaptação. Uma metodologia que pode ser adotada para facilitar o entendimento posterior é a gravação do treinamento em vídeo, minimizando o acionamento da equipe de suporte em casos de fácil resolução.

Conheça soluções de mobilidade digital para o seu negócio: www.fluidobjects.com.br
Baixe nosso e-book e entenda por que sua empresa deve mudar para o mobile

Comentários

Postagens mais visitadas deste blog

Aplicativos corporativos personalizados: entenda o custo-benefício

Internet das Coisas: você está preparado?